(目的)

第1条　この規定は、別に定めるものを除くほか、仲多度南部消防組合消防本部の事務に関する根本基準を確定することにより、職務の合理的かつ能率的な遂行を図ることを目的とする。

(決裁の手続)

第2条　事務は、原則として順次に係の上席者を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(管理者不在の場合の代決)

第3条　管理者不在のときは、副管理者がその職務を代決する。

(管理者及び副管理者不在の場合の代決)

第4条　管理者及び副管理者ともに不在のときは、消防長が管理者の事務を代決する。

(消防長不在の場合の代決)

第5条　消防長不在のときは、次長がその事務を代決する。

(消防長及び次長不在の場合の代決)

第6条　消防長及び次長ともに不在のときは、消防長の定める順次により、課長が消防長の事務を代決する。

(代決に関する特例)

第7条　前4条の場合であつても特命ある事項、又は特に緊急である事項のほか、重要又は異例であるものについては、代決することができない。

(代決後の手続)

第8条　代決した事項については、遅滞なく後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。

(消防長の専決事項)

第9条　消防長の専決事項は、次のとおりとする。

(次長の専決事項)

第10条　次長の専決事項は、次のとおりとする。

(総務課長の専決事項)

第11条　総務課長の専決事項は、次のとおりとする。

(予防課長の専決事項)

第12条　予防課長の専決事項は、次のとおりとする。

(警防課長の専決事項)

第13条　警防課長の専決事項は、次のとおりとする。

(簿冊)

第14条　文書の取扱いに必要な簿冊及び用紙は、次のとおりとする。

(発信名義)

第15条　公文書の発信者は、特別の例式のあるものを除くほか、消防長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、庁名を用いることができる。

(公文書の種類)

第16条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(令達番号簿)

第17条　総務課は、令達番号簿を備え令達文書(指令を除く。)を公布しようとするときは、あらかじめ令達種目を区分し、公布の年月日、番号、件名等を記入のうえ、整理しておかなければならない。

(文書の記号番号)

第18条　文書(指令を含む。)の記号の表示は、暦年に相当する数字の下に課名の首字を記入し、秘密に属するものは、更に課名の首字の下に秘の字を加える。

(公文書式)

第19条　公文書の書式は、別に定める。

(文書の収受配付)

第20条　本部に到着した文書及び物品等は、すべて総務課において収受し、開封のうえ、受付日付印を捺し、文書処理簿に登載し、消防長の閲覧に供したのち、次の各号に掲げる手続を経て配付しなければならない。

第21条　電話又は口頭で聴取した事項は、電話(口頭)書取票にその要領を記入し、上司の閲覧に供さなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。

第22条　総務課長は、郵送料の未納又は不足の文書、物品が到着したときは、未納又は不足の料金を支払つて受け取ることができる。

第23条　主管課で文書及び物品の配付を受けたときは、課長は文書を査閲し、みずから処理するもののほか、当該事務担当者に処理方針を示して速やかに処理させなければならない。

(文書の起案)

第24条　すべての事案の処理は、文書によるものとする。

(関係書類の添付)

第25条　回議書には、起案理由その他参考となる事項を符記し、かつ関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものは、これを省略することができる。

(特別取扱の表示)

第26条　回議書で特別な扱いを要するものには、「秘」、「例規」、「至急」、「親展」、「書留」、「速達」、「内容証明」等の要領を欄外に朱書しなければならない。

(合議)

第27条　回議書は、関係ある他の課長に合議しなければならない。

(重要文書の取扱)

第28条　急施を要する回議書は、起案者自ら持ち廻りするか若しくは赤色紙を添付しなければならない。

(廃案等の場合の処置)

第29条　事案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときは、主管課長は合議をした課長にその旨通知しなければならない。

(浄書)

第30条　決裁文書で浄書するものは、主管書で浄書しなければならない。ただし、次に掲げるものは総務課において浄書することができる。

(特令)

第31条　指令書、証明書の交付で成規又は定例の事項は、法令に特別の定めがあるもの、又は保存の必要があるものを除いては、主管課において文書の余白に必要事項を記載し、文書処理簿に登録のうえ本人に交付することができる。

(送達)

第32条　発送を要する文書には、仲多度南部消防組合公印規則第7条の規定により、総務課長の審査を受け、公印を押し各主管課において、次の各号に掲げる手続を経て、あて先ごとにとりまとめ即日これを発送しなければならない。ただし、急を要しないものは翌日に発送することができる。

(勤務時間外の文書の取扱)

第33条　勤務時間外(隔日勤務者を除く。)又は休日に収受、発送を要する文書は、当務隊長の責任において処理しなければならない。

(未処理文書の整理)

第34条　各課長は、期限の定めある文書については、常にその処理状況を把握し、期限内に適正に処理されるよう留意しなければならない。

(施行済の文書の取扱)

第35条　発送済の文書は、担当者において所定の場所に整理保存し、常にその所在及び処理経過を明らかにしておかなければならない。

(編さんの区分及び主管課)

第36条　処理済みの文書は、次の要領により編さんするものとする。

(編さん方法)

第37条　完結文書は、次の要領により編さんするものとする。

(保存文書の引継)

第38条　前条の規定により、編さんした文書は毎年2月末日、会計年度によるものは、8月末日までに索引用紙を添えて総務課長に引継がなければならない。

(保存の方法)

第39条　前条の規定により引継を受けた文書は、文書保存台帳に登録し書庫に納めなければならない。

(保存年限)

第40条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、1年とする。

(廃棄処分)

第41条　保存年限のすぎた文書は、総務課において主管課長と合議のうえ、廃棄処分に付さなければならない。この場合印影等で他に利用されるおそれのあるものは、塗まつ又は裁断して不正使用の防止に留意しなければならない。

(保存文書の借覧)

第42条　保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿に所要事項を記入し記名押印して借覧しなければならない。

(庁外持出の制限)

第43条　借覧中の文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由によりあらかじめ総務課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(職員以外の者の閲覧)

第44条　職員以外の者で保存文書を閲覧しょうとする者があるときは、消防長の許可を得て閲覧させることができる。ただし、この場合消防長が指定する場所以外ですることができない。